8.3.1.Yönetim ve İdari birimlerin Yapısı

8.3.1.1.Yönetim Modeli

Dumlupınar Üniversitesinin faaliyet ve hizmetleri göz önüne  alındığında:

  • Öğrenci ve eğitim odaklı
  • Personelin memnuniyetini gözeten
  • Araştırma, geliştirmede sürdürülebilirliği hedefleyen
  • Disiplinli ve verimli çalışma anlayışını  benimseyen
  • Katılımcı yönetim anlayışına sahip
  • Koordinasyon ve iletişime özen gösteren yönetim modelini  benimsemektedir.

Üniversite yönetimi olarak alınan kararlarda eğitim odaklı bir yol izlenmektedir. Bu çerçevede ders ve sınav programları, yaz okulu ve staj uygulamaları  titizlikle  düzenlenmekte ve takip edilmektedir. Öğrenciler, bir sorunla karşılaştıklarında bu sorunu öncelikle birimlerinde çözülemeyen sorunlar ise üniversite senatosunda görüşülerek karara bağlanmakta ve öğrencilere bildirilmektedir. Bu kapsamda öğrencilerin mağdur olmamaları için tüm birimler öğrenci ve eğitim odaklı bir yaklaşımla kararlar almaktadır. Personel memnuniyeti için üniversite yöntemi, çalışma koşullarını günden güne iyileştirmekte, yükselme ve özlük haklarının iyileştirilmesi adına çalışmalar yapmaktadır.Araştırma geliştirme faaliyetlerini teşvik eden ve sürekliliğini özendiren bir  anlayış  üniversite  yönetimi tarafından benimsenmektedir. Bu kapsamda ödül, teşvik ve düzenlemeleri planlanmıştır (Bkz:AEP/Ys-13, Arge-4).

Eğitim öğretim hizmeti sunulan birimlerimizde iletişim ve  koordinasyon,  birim  kurul toplantıları, birim yönetim kurulu toplantıları, bölüm ve anabilim/anasanat dalı toplantılarıyla sağlanmaya çalışılmaktadır. Karşılaşılan ve ileride ortaya çıkabilecek problemler bu toplantılarda görüşülmekte ve karara bağlanmaktadır. Bununla  birlikte  sürecin işlemediği durumlarla da karşılaşılmaktadır. Bu durumlarda yapılması gerekenler raporun acil eylem planında açıklanmıştır (Bkz:AEP/Ys-2).

Birim kurullarında alınan kararlar bilgi ve onay için, yetki sınırları dışında kalan konular da gereği için rektörlük birimlerine arz  edilmektedir.

Daire başkanlıkları mevcut problemler ve muhtemel risk unsurları üzerine olağan ve olağanüstü toplantılar yapmaktadır. Daire başkanlıklarımız genel sekreterlik ile periyodik toplantılar gerçekleştirmekte ancak bu toplantılara ait bir yönerge bulunmamakta ve kayıt altına alınmamaktadır. Konuya ilişkin acil tedbirler eylem planında oluşturulmuştur (Bkz:AEP/Ys-2).

8.3.1.2.Operasyonel Süreçlerin ve İdari/Destek Süreçlerin  Yönetimi

Operasyonel süreçlerin yönetimi alanında ilgili mevzuat temel alınmaktadır. Tüm birimlerimizin yaptıkları iş ve işlemlerin mevzuata uygunluğu ilgili danışma birimleri, iç denetim birimi ve Sayıştay tarafından izlenmekte ve denetlenmektedir. Süreçlere işlerlik ve sürdürülebilirlik kazandırmak için bir iç kontrol sistemi kurulma aşamasındadır (Bkz:AEP/Ys-1).

Yapılan çalışmalar ve toplantılar ile kurumumuzda gerçekleştirilen iş süreçlerine ilişkin mevzuat kapsamında iş akış şemaları hazırlanmıştır. Bu iş akış şemaları bütün birimlerimizin erişimine açılarak, eksik olan iş akış şemaları ve güncellenmesi gereken süreçler hakkında geri bildirim istenmiştir.

Acil Eylem  Planı’mızda  da  görüleceği gibi,  mevcut mevzuat gereklerinin ötesinde, iş akış şemalarına yönelik standart yazı ve formları şablonları hazırlanmaktadır. Bu şablonların  iş  akış  şemaları  ile eşleştirilmesi,  risk değerlendirmesi,  riskli unsurlara ilişkin takip edilecek önlem mekanizmalarını belirleme çalışmaları devam etmektedir (Bkz:AEP/Ys-1).

Operasyonel süreçlerin işlerliğine hız kazandırmak, kurum içerisinde yapılan iş ve işlemlerin etkinliğini artırmak için mevzuat hazırlık çalışmaları başlatılmıştır (Bkz:AEP/Ys-1).

8.3.1.3.İç Kontrol Eylem Planı

Dumlupınar Üniversitesi İç  Kontrol  Eylem Planı 5018  sayılı Kamu  Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğ ve  Kamu  İç  Kontrol  Standartlarına Uyum  Genelgesi gereği hazırlanmakta ve yılda iki defa revize edilmektedir.  İç Kontrol Eylem Planının ağırlıklı kısmını 2013 – 2017 Stratejik planında yer alan amaç     ve hedeflere ilişkin uygulama metotları oluşturmakta, kalite çalışmaları ile oluşturulan acil eylem planındaki tedbirler yer almamaktadır.

Birimlerimiz arasında kurum içi iletişimin güçlü olmaması ve güncellenen mevzuatların takip edilmemesinden dolayı istenilen düzeyde verim elde edilememiştir. İç kontrol sisteminin kurulmasıyla birlikte uygulamalarda etkinlik sağlanacaktır (Bkz:AEP/Ys-1).

8.3.1.4.İnsan Kaynaklarının Yönetimi

İnsan kaynakları yönetimi ve etkinliği çerçevesinde 2000 yılında başlatılan norm kadro çalışmaları 2003 yılında tamamlanmış ancak hayata  geçirilememiştir.

Öğrenci sayısı ellibeşbine yaklaşan, 1241 akademik ve 794 idari personelin bulunduğu üniversitemizde insan kaynakları yönetiminde verimliliği ve etkinliği artıracak norm kadro çalışmaları başlatılmıştır  (Bkz:AEP/Ys-9).

Üniversitemizde yeni göreve başlayan idari personelimizin bilgi ve deneyimini artırmak amacıyla hizmet içi ve meslek içi eğitimler düzenlenmektedir. Hizmet içi eğitimler verimli olmasına karşın meslek içi eğitimlerde aynı verim  alınamamaktadır.

Meslek içi eğitim programlarını düzenli ve daha etkin hale getirmek için alınması gereken  tedbirlere  acil eylem  planında yer verilmiştir. Buna  ilave olarak kişisel gelişim, liyakat, üst görevlere hazırlanma gibi konularda da eğitim programları hazırlanarak personelimizin bilgi ve donanımlarının artırılması planlanmaktadır  (Bkz:AEP/Ys-11).

Personelin verimlilik ve motivasyonunu azaltmada; 657 sayılı devlet memurları kanunun verdiği güvence, yeni kurulan birimlerimizin kadro ihdaslarının kuruluşla birlikte verilmemesi, atanma şartları arasında en az 5 yıl çalışma şartının bulunmaması, Muhasebe Yetkililiği görevinin bir kadro olarak görülmemesi veya herhangi bir ek mali tazminatının bulunmaması gibi dış faktörlerin de etkili olduğu görülmektedir  (Bkz:AEP/Ys-13).

8.3.1.5.İdari  ve   Destek  Hizmetleri  Sunan  Birimlerde  Görev  Alan   Personelin Eğitim ve Liyakatlarının Üstlendikleri Görevlerle  Uyumu

Acil Eylem Planımızda belirtildiği üzere, tüm birimlerimizde idari  personel  için norm kadro çalışmaları başlatılmıştır. Böylece personelimizin  unvanına, eğitim durumuna  ve liyakatına uygun görevler üstlenmeleri sağlanacaktır  (Bkz:AEP/Ys-9).

8.3.1.6.Mali Kaynakların Yönetimi

Üniversitemiz mali kaynakları; yılı bütçe kanunu ve 5018 Sayılı Kamu Mali  Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince tüm birimlerimizde görevli harcama yetkilileri tarafından yönetilmektedir. Mali kaynakların yönetiminde kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması esas alınmakla birlikte, fayda – maliyet  analizleri  yapılarak  kaynakların kullanımında optimum düzeyin yakalanmasına  çalışılmaktadır.

1992 yılında kurulan Dumlupınar Üniversitesi, yeni yerleşke alanı tespiti ve vaziyet planlarının hazırlanması sonrasında 1995 yılından itibaren fiziki yapılanmaya başlanmış ve 2015 yılı sonu itibarıyla 387,830 m² kapalı alan inşa edilmiş, 420,000 m² yeşil alan düzenlenmiş, 3 milyondan fazla fidan dikilmiş, 312,500 m² yol, 2500 araçlık otopark inşa edilmiş, yağmur ve kar suları ile beslenen irili ufaklı 6 adet gölet yapılarak yeşil alanların sulamasında kullanılarak enerji tasarrufu sağlanmış, 7,983 m²  altyapı  galerisi  inşa edilmiştir.

Yaklaşık 54,000 öğrencisi, 2.500 personeli, 400,000 m² kapalı alanı bulunan Dumlupınar Üniversitesi mali kaynakları etkin  kullanmaktadır.  Bu  kaynakların; öğrencilerin  beslenme,  barınma,  sportif  ve  kültürel  faaliyetlerini  gerçekleştirmesi, enerji, altyapı, güvenlik ve teknolojik donanımın tedarik edilmesi, personelimizin özlük  hakları dahil olmak üzere, bilim ve sanat, eğitim ve öğretim, spor ve kültürel  faaliyetlere  katılmaları, araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, yılı bütçe kanunu ile verilen başlangıç ödeneği doğrultusunda verimli kullanımı sağlanmaktadır. Yıl içinde gerçekleştirilen etkinlikler Ek 9’da  verilmiştir.

Mali kaynakların etkin ve verimli kullanıldığına dair en önemli gösterge; Türkiye’deki devlet üniversiteleri içinde öğrenci başına en düşük yatırım ve cari ödenek kullanan üniversitenin Dumlupınar Üniversitesi olması ve üretilen binaların düşük birim m² maliyet fiyatlarıyla yeni kurulan üniversitelere Yüksek Öğretim Kurulu, Maliye  Bakanlığı  ve Kalkınma Bakanlığı tarafından örnek olarak  gösterilmesidir.

8.3.1.7.Taşınır ve Taşınmaz Kaynakların  Yönetimi

Dumlupınar Üniversitesi taşınır ve taşınmaz kaynaklarının yönetimi ve kaynakların kullanımı, ilgili mevzuat gereği tüm birimlerimizin sorumluluğundadır. Özellikle taşınır kaynakların elde edinilmesinde gerçekçi ve verimli planlama yapılmaktadır. Taşınır ve taşınmaz kaynak ihtiyaçları büyük ölçüde destek hizmetleri birimlerimiz tarafından karşılanmaktadır. Destek hizmetleri birimlerimiz tarafından tüm birimlerimizin ihtiyaçları tespit edilerek; özellikle taşınır mallara yönelik Devlet Malzeme Ofisi ve ihale usulleri kapsamında mallar ihale edilerek istenilen kalite ve özelliklerde taşınırlar temin  edilmektedir. Taşınır malların kurum içerisindeki takibi ve kontrolü Maliye Bakanlığı “Taşınır Kayıt Yönetimi Sistemi” ile takip edilmekte ve ilgili mevzuat kapsamında yönetilmektedir. Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılması adına ilgili ihtiyaçların temininde önceliklendirme üst yönetim tarafından  yapılmaktadır.

Taşınır ve taşınmaz kaynakların kullanımında maksimum kullanma sürelerine ve kullanım faktörlerine dikkat edilmekte, özellikle eğitim ve öğretim ihtiyaçlarına yönelik kullanılan taşınır ve taşınmaz kaynaklarında günün değişen teknolojik şartlarına uyumu aranmaktadır.