8.3.2.Bilgi Yönetim Sistemi

8.3.2.1.Her Türlü Faaliyet ve Sürece İlişkin Verileri Toplamak, Analiz Etmek ve Raporlamak Üzere Kullanılan Bilgi Yönetim  Sistemi

Dumlupınar Üniversitesi bilgi yönetimi sistemi, bir yönetim destek sistemi olup, kurumumuzun mevcut durumda ve gelecekteki tüm faaliyetleriyle ilgili raporların hazırlanmasında ve kararların alınmasında önemli rol oynamakta, bilgiyi doğru zamanda, doğru kişiye uygun, hızlı ve güvenilir biçimde iletecek sistem ve  sistem  araçlarını kullanarak hizmet vermektedir.

Üniversitemiz verileri, bilgi işlem birimi veri havuzunda tutulmaktadır. Bu verilerin alındığı portallar şunlardır:

  • Öğrenci Bilgi Sistemi  (OBS)
  • Personel Bilgi Sistemi (PBS)
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
  • Ek Ders Programı
  • Diş Hekimliği Programı
  • Akıllı Kart Programı
  • Anket Uygulamaları
  • Mezuniyet Programı
  • Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Programı
  • Laboratuvar Yönetim Sistemi (LYS)
  • E-yoklama Programı
  • Açık Ders Notları (ADN) Sistemi
  • DPU Portal

Farklı konularda birçok programın bulunması,  veri  akışını  yavaşlatmakta  ve verilerin toplanması aşamasında zaman kaybına neden olmaktadır. Acil Eylem Planımızda veri türlerinin tespit edilerek web tabanlı bir program ile veri akışının hızlanması ve zaman kaybının önüne geçilmesi planlanmaktadır  (Bkz:AEP/Ys-5).

Üniversitemiz bilgi sistemi akademik ve idari süreçleri kolaylaştırarak kontrol altına alan, yönetimi ve karar destek sistemini besleyen, bilgi üreten modüllerden oluşmaktadır. Modüller bütünleşik olarak entegre çalışılabildiği gibi tekil olarak da  çalışabilmektedir.

8.3.2.2.Kurumsal İç ve Dış Değerlendirme Sürecine Yönelik Bilgilerin Toplanması

Mevcut durumda kurumsal iç ve dış değerlendirme sürecine yönelik bilgiler resmi yazışmalar ile toplanmaktadır. Toplanan bu veriler üç ana kategoride  sınıflandırılmaktadır:

  • Süreklilik arz eden veriler (öğrenci kayıt işlemleri vb.),
  • Belirli bir zaman takvimi bulunan raporlar için kullanılan veriler (İdare Faaliyet Raporu’nun Şubat Ayı içerisinde yayınlanması vb.),
  • İhtiyaç doğrultusunda kurum içi ve kurum dışından talep edilen  veriler.

Veri toplama sürecinin resmi yazışmalar yoluyla yapılması, verilerin toplanma zamanının uzamasına neden olmaktadır. Üniversitemiz birimlerinde toplanan verilerin  tek bir çatı altına alınması ve güncel tutulmasına yönelik olarak bilgi yönetim sistemi  arayüzünün kurulması karar altına alınmıştır  (Bkz:AEP/Ys-5).

8.3.2.3.Toplanan Verilerin Güvenliği, Gizliliği ve Güvenilirliği

Bilgi sistemlerimizde yer alan verilerin güvenliği ve  gizliliği  ilgili  birimler tarafından bilgi sistemleri ya da otomasyon programları ile sağlanmaktadır. Toplanan verilere erişimde yetkilendirme sistemi kullanılmakta; görme,  düzenleme,  değiştirme  ve tam erişim yetkileri ağ güvenliği planı çerçevesinde akademik ve  idari  personele sorumluluk düzeyine göre tanımlanmaktadır.

Verilerin gizlilik, güvenliği ve güvenilirliğine ilişkin olarak; paylaşılan verilerin büyük bir kısmının ilgili mevzuattan kaynaklı veriler olduğu görülmektedir. Bu sayede istenilen raporlar içerisinde yer alan verilerin kamuoyu ile paylaşımında tereddüt yaşanmamaktadır. Toplanan verilerin güvenilirliği, bilgi kaynakları ve hiyerarşik basamakların kontrolü ile sağlanmaktadır.

Bilgi yönetim sistemi arayüzünün  kurulmasıyla birlikte  verilerin güncel tutulması,  iç ve dış paydaşlara gizlilik esası dikkate alınarak paylaşılması sağlanacaktır (Bkz:AEP/Ys- 5).